Eisenhower matrisi: acil olan neden önemli olanın önüne geçer?

Bugünün listesinde iki iş var. Bir mağazanın gönderdiği indirim kodunun süresi bu akşam doluyor, oysa alman gereken bir şey yok. Özgeçmişini güncellemek de haftalardır listenin en altında bekliyor. Kodu kullanmak on dakika sürer, özgeçmişe bir öğleden sonra gider. Akşam olduğunda kodu çoktan kullanmışsındır ve özgeçmiş hâlâ listenin sonundadır.

Eisenhower matrisi bu iki işi iki soruyla birbirinden ayırır. İş acil mi, yani kısa sürede yapılmazsa fırsatı kaçacak mı? Önemli mi, yani sonucu büyük mü? İki sorunun cevabından dört kutu çıkar. Bir kutuda hem acil hem önemli işler toplanır, öteki üçünde yalnız önemli olanlar, yalnız acil olanlar ve ikisi de olmayanlar. İndirim kodu acil ama önemsiz işlerin kutusuna düşer. Özgeçmiş ise önemli olduğu hâlde acil olmayan işlerin arasında bekler.

Meng Zhu, Yang Yang ve Christopher Hsee, 2018'de yayımlanan makalelerinde bu iki kutu arasındaki seçimi beş deneyle sınadı. Deneylerde ödüller açıkça yazıyordu. Yine de az ödüllü işin süresi kısalınca onu seçenlerin payı arttı, üstelik kısa süre o işi bitirmeye rahatça yetiyordu.

Eisenhower matrisi nasıl okunur?

Matrisin iki ekseni birbirinden bağımsızdır, acil bir iş önemli de olabilir, önemsiz de. Zhu ve arkadaşları bu iki sözcüğü makalelerinde şöyle tanımlıyor. Acil işin yapılma süresi kısadır ve süre geçince fırsat da gider. Önemli işte yapmanın da yapmamanın da sonucu büyüktür. Yukarıdaki iki soru bu tanımlardan geliyor.

Makaledeki bir tablo kutuları gündelik örneklerle dolduruyor. Acil ama önemsiz işe verilen örnek, iki saat sonra geçersiz olacak bir dondurma kuponunu kullanmak. Kupon çikolatalı dondurma için, evde de kimse çikolatalı dondurma sevmiyor. Kuponun süresi olmasaydı aynı iş ne acil ne önemli olanların kutusuna geçerdi. Sevdiklerinle vakit geçirmek, önemli olduğu hâlde acil olmayan işlere örnek.

Hem acil hem önemli iş çoğu kez öne alınır, burada seçim zor değil. İkisi de olmayan işe de sıra pek gelmez. Makalenin sorusu kalan iki kutunun karşılaşması üzerine. Önemli ama acil olmayan bir iş ile acil ama önemsiz bir iş aynı anda önüne gelse hangisini seçersin?

Eisenhower sözü bir rektörden aktarmıştı

Matrisin adı ABD Başkanı Dwight D. Eisenhower'dan geliyor. Eisenhower Ağustos 1954'te, Illinois'daki Northwestern Üniversitesinin kampüsünde uluslararası bir kilise toplantısına hitap etti. Konuşmasının ortasında, adını vermediği eski bir üniversite rektörünün sözünü aktardı. Rektör "İki tür sorunum var, acil olanlar ve önemli olanlar" demişti. Sözün devamı daha keskindi: "Acil olanlar önemli değil, önemli olanlarsa asla acil değil."

Eisenhower bu sözü modern insanın açmazı diye niteledi. Ardından dinleyicilerine, burada bulunmalarının önemli olanı öne çıkarmaya yardım edebileceğini, belki önemli olana biraz aciliyet de katabileceğini söyledi.

Bugün dolaşan biçimde "asla" yerine "nadiren" geçiyor. Alıntıların kökenini araştıran Quote Investigator sitesi, konuşmanın kaydında bu yumuşatmanın olmadığını yazıyor. Sitenin bulduğu en eski yumuşak biçim aynı yıldan, sigortacıların bir toplantısından. Orada konuşan biri sözü, Eisenhower'ı dinlemiş olan Norris Pitt'ten duyduğunu söylemişti. John le Carré da 1962'de yayımlanan bir polisiye romanında sözün yarısını bir karakterine söyletti ve romanda da sözcük "nadiren".

Konuşmanın metninde tablo da dört kutu da yok. Eisenhower'ın adını taşıyan yöntemle kendisinin çalışıp çalışmadığını Quote Investigator da bilmiyor.

On dakika sonra kapanan ödev

Zhu ve arkadaşlarının ilk deneyine ABD'de büyük bir üniversiteden 124 öğrenci katıldı. Her öğrenci iki ödevden yalnız birini yapabilecekti. İki ödevde de akıllı telefon gibi beş ürün türü için birer dakikada kısa birer değerlendirme yazılacaktı.

Ödevleri ayıran şey ödüldü. A ödevini seçen sonunda üç çikolata alacaktı, B ödevini seçen beş.

Süreler öğrencileri iki gruba ayırıyordu. İlk gruba iki ödevin de bir gün boyunca açık kalacağı söylendi. Öbür grupta az ödüllü A ödevi on dakika sonra kapanıyordu, B ödevi ise yine bir gün açıktı. Ekrandaki kura ödülleri ve süreleri dağıtıyormuş gibi görünüyordu ama hep aynı sonucu veriyordu, çünkü araştırmacılar öğrencilerin kısa süreyi ödevin değeri hakkında bir ipucu saymasını istemiyordu. Ödev beş dakikada bittiği için on dakika rahatça yetiyordu.

Deneye katılmayan ayrı bir grup, koşulların açıklamalarını okuyunca A ödevini daha acil ama daha az önemli buldu. Deneyde süreler eşitken öğrencilerin yüzde 13,3'ü az ödüllü ödevi seçti. A ödevinin süresi kısalınca bu pay yüzde 31,3'e çıktı.

Seçimden hemen önce gelen hatırlatma

Sonraki deneylerde aynı soru Amazon'un Mechanical Turk sitesinde soruldu. Orada insanlar küçük çevrimiçi işleri sabit ücret karşılığında yapıyor. Bu çalışanlardan 402 kişinin katıldığı deneyde iş, "rlgows" gibi rastgele harf dizilerini üç dakika boyunca tersten yazmaktı.

İki iş yine yalnız ödülde ayrılıyordu ve birinin ek ödemesi öbürününkinden dörtte bir azdı. Sürelerin eşit olduğu koşulda iki iş de elli dakika açık kalıyordu. Acil koşulda az ödeyen iş beş dakika sonra kapanıyordu.

Çalışanların yarısı seçimden hemen önce ekranda iki cümle daha okudu: "A işini seçersen 12 sent ek ödeme alırsın. B işini seçersen 16 sent ek ödeme alırsın." Ödüller kurallarda zaten yazıyordu, hatırlatma onları seçim anında bir kez daha gösterdi.

Hatırlatmayı görmeyenlerde sonuç ilk deneye benzedi. Süreler eşitken az ödeyen işi seçenler yüzde 9,8'di, iş acil görününce bu pay yüzde 33,7'ye çıktı.

Hatırlatmayı okuyanlarda süreler eşitken az ödeyen işi seçenlerin payı yüzde 15'ti. İş acil göründüğünde bu pay yüzde 20,6'ya çıktı, ama aradaki fark istatistikte anlamlı değildi.

Seçimden sonra çalışanlar, karar verirken ödemeye ve süreye ne kadar dikkat ettiklerini de puanladı. Acil koşuldakiler süreye daha çok, ödemeye daha az dikkat ettiklerini bildirdi.

Süresi kısa iş neden çekici geliyor?

Gerçek hayatta acil işi önce bitirip önemli işe sonra dönmek mantıklı olabilir. Deneylerde bu yol kapalıydı, çünkü herkes yalnız bir iş yapabiliyordu. İki iş aynı zorluktaydı ve ödüller aynı anda ödeniyordu.

Yazarların önerdiği açıklama dikkatle ilgili. Kısa süre karar anında göze batıyor ve insan bu kısıtlamaya bakarken ödülün büyüklüğünü daha az tartıyor. Makale fikrin bir kısmını yarım bırakılan işlerin daha iyi hatırlanmasına dayandırıyor. Bu görüşe göre bitmemiş iş insanda gerilim yaratır ve aklı meşgul eder. Acil iş de benzer bir gerilimle dikkati üstüne çekiyor olabilir.

Başka bir deneyde çalışanlar kendilerini genelde ne kadar meşgul saydıklarını da puanladı. Kendini meşgul sayanlar acil işe daha kolay kaydı.

Yazarlar sonucu ertelemeye de bağlıyor. Zor iş ve uzak ödül gibi bilinen nedenler sabit tutulsa bile, süresi kısa bir rakip iş insanı önemli olandan alıkoyabiliyor. O bilinen nedenler erteleme yazısında ayrıntılı.

Deneylerdeki ödüller birkaç çikolata, birkaç sent ya da kurayla dağıtılan küçük bir hediye kartıydı. İşler de birkaç dakikayı geçmiyordu. Yazarlar sonucu ertelenen sağlık kontrollerine ve aileye ayrılmayan vakte kadar genişletiyor, ama bu büyüklükteki kararları ölçmediler.

Listeye ikinci bir sütun

Hatırlatma deneyindeki iki kısa cümle, seçimden hemen önce ekrana geliyordu. Kâğıt üstünde buna en yakın şey, yapılacaklar listesine eklenen ikinci bir sütun olabilir. Bu sütuna her işin getirisi bir iki kelimeyle yazılır. Süresi dolmak üzere olan kampanyanın yanına "gerekmeyen bir tişört", yarım duran ödevin yanına "bitmiş bir giriş bölümü" gibi.

Zhu ve arkadaşları hatırlatmayı ekranda ve para ödülüyle sınadı, kâğıttaki bir sütunu sınayan bir çalışma ise bulunamadı. Denemede yapılacak şey, sıradaki işi seçmeden önce ikinci sütuna bir kez bakmak. Tişört yine sepete girebilir, ama bu kez yanında yazan okunmuştur.